Contexto
La Constitución Política de la República de Guatemala establece el acceso a la información pública como un derecho humano fundamental. Dicho derecho está desarrollado de forma más amplia en la Ley de Acceso a la Información Pública (Decreto 57-2008) que tiene como objetivo garantizar la transparencia de la administración pública y el derecho de toda persona a tener acceso a ella.
El acceso a la información pública es un instrumento clave para el ejercicio de otras garantías como los derechos económicos, sociales y culturales, ya que la información permite a los ciudadanos tomar decisiones que afectan su vida cotidiana, por lo que el acceso a la información pública está protegido por el Procurador de Derechos Humanos, quien debe velar por su cumplimiento. Sin embargo la Procuraduría aún carece de las capacidades institucionales y de los recursos necesarios para una plena implementación de la gestión de la información.
Por ello se requiere de una reforma que permita armonizar la política de gestión documental de la PDH con el desarrollo de las tecnologías de la información, los sistemas de monitoreo y gestión de casos y los servicios de acceso a la información pública.
Objetivo e indicadores
El objetivo del proyecto es el fortalecimiento de las capacidades institucionales de la PDH en cuanto a sus sistemas de información y plataformas tecnológicas para el registro de casos y la gestión documental, para garantizar los derechos a la publicidad y transparencia de la población guatemalteca y la obligación institucional de rendición de cuentas; en la sede central, Unidad de Información Pública, Secretaría de Acceso a la Información Pública, Unidad de Seguimiento y Antecedentes, Departamento de Archivo y cuatro Auxiliaturas priorizadas.
Para ello, se establecieron los siguientes indicadores de éxito:
1. Modelo y rutas de gestión de la información institucionalizado a través de un acuerdo firmado por el Procurador de los Derechos Humanos y socializado con el personal.
2. Número de personas que completan la capacitación y alimentan el sistema de información para el registro de casos y la gestión documental.
3. Personal de la PDH participa en la discusión e implementación de la propuesta de reforma, a través del diseño e implementación del sistema de información para el registro de casos y la gestión documental.
4. La medida se presenta con efectividad publicitaria ante los actores clave involucrados.
Componentes o líneas de trabajo
1) Sistema de información y plataforma tecnológica para el registro de casos y la gestión documental:
- Diseño de un sistema de información y plataforma tecnológica, por medio de una revisión de los sistemas usados en instituciones similares a nivel nacional y regional;
- Elaboración de un inventario de expedientes e información existente así como de un diagnóstico del equipo tecnológico existente en la PDH;
- Implementación de una campaña interna de gestión del cambio y presentación interna del sistema;
- Adquisición de equipo informático.
2) Protocolos, manuales y guías para la implementación del sistema de información y plataforma tecnológica:
- Elaboración de protocolos, manuales y guías de implementación del sistema;
- Capacitación del personal; y evaluación del proceso de capacitación para realizar ajustes a los materiales elaborados;
- Impresión de protocolos, manuales y guías validados.
3) Sistema de información para el registro de casos y la gestión documental con la información disponible de la sede central y cuatro Auxiliaturas priorizadas, del periodo de agosto 2017 a julio 2019:
- Implementación del sistema en áreas priorizadas;
- Realización de una campaña de información a nivel externo para el tema de acceso a la información.
Grupo Meta
Del proyecto se beneficiará de forma más inmediata el personal de la PDH en la sede central y en cuatro Auxiliaturas priorizadas por región (Quetzaltenango, Totonicapán, El Progreso y Chiquimulilla, Santa Rosa). Al garantizarse de mejor manera los derechos de acceso a la información y rendición de cuentas, se beneficiará la población en general.
Resultados Esperados
De la implementación exitosa del proyecto se esperan de mediano a largo plazo los siguientes resultados:
- La PDH cuenta con un sistema de resguardo, manejo y control de los documentos generados de la sede central y de cuatro Auxiliaturas priorizadas, vinculado al sistema de gestión de casos y los sistemas de monitoreo que implementan diversas defensorías.
- Fortalecidas las capacidades de la PDH para el resguardo, manejo y control de los documentos generados en las unidades sustantivas y de apoyo y de cuatro Auxiliaturas priorizadas.
- Personal de la Procuraduría de los Derechos Humanos implementa el Sistema de información para el registro de casos y la gestión documental, mejorando la eficiencia de sus procesos internos de gestión de la información y la atención de solicitudes de acceso a la información que requiere la población en general.